Roy Niemantsverdriet, E-sites
“Het is voor iedereen wel duidelijk dat de zorg in Nederland op dit moment een immense verandering ondergaat. De Nederlandse zorg behoort tot de beste in Europa, maar is op dit moment te duur en moet dus anders georganiseerd worden. Het is niet meer vanzelfsprekend dat je op je oude dag naar een verzorgingshuis kan. Het is tegenwoordig juist de bedoeling dat je zolang mogelijk thuis blijft wonen in je eigen vertrouwde omgeving. Wat mij betreft een prima ontwikkeling, wie wil er nu niet zo lang mogelijk in zijn eigen vertrouwde omgeving blijven, omringt door mensen die je lief hebt?”
Maar deze ontwikkeling brengt wel de nodige uitdagingen met zich mee. De zorg moet goedkoper en efficiënter. De zorgverzekeraars kijken dus heel kritisch naar de hoeveelheid geld die zij beschikbaar stellen voor zorginstellingen om zorg te leveren. Dit dwingt zorginstellingen tot het slimmer organiseren van de zorg. Een mooie en noodzakelijke uitdaging. Met de inzet van slimme business apps, kunnen werkprocessen eenvoudiger, sneller of goedkoper worden. Ook in de zorg schept dit nieuwe mogelijkheden.
Een voorbeeldcase van een business-app voor de zorg, is de ‘Stoplicht’ app die E-sites ontwikkeld heeft voor TWB -Thuiszorg met aandacht, waarmee een flinke efficiëntieslag gerealiseerd is.
Met welk terugkerend probleem kampte TWB?
“TWB is de grootste thuiszorginstelling in West-Brabant en bij uitstek een organisatie die te maken heeft met deze uitdagingen. De Klant & Service afdeling, behandelt elke dag alle nieuwe zorg-aanvragen. Wekelijks komen er zo’n 60 nieuwe cliënten bij. Al deze cliënten moeten zo snel mogelijk geplaatst worden in het team dat plek heeft, zodat de cliënt snel de juiste zorg krijgt. Je kunt je wel voorstellen dat hier het nodige voor geregeld moet worden.
Maar in de oude situatie was het zo dat deze afdeling bij nieuwe aanvragen geen inzicht had in de beschikbaarheid binnen de teams. Hierdoor liepen de zorgprocessen vertraging op. De wijkverpleegkundigen hebben dit inzicht wel. Maar die zijn zo druk met zorg verlenen dat het niet wenselijk is dat zij tussendoor continu lastiggevallen worden met mailtjes en telefoontjes vanuit de Klant & Service afdeling. Bovendien is het wenselijk om de cliënt aan de andere kant van de lijn meteen verder te helpen. Kortom, hier moest iets aan veranderen!”
De oplossing: een stoplicht app!
De juiste oplossing voor dit probleem werd al snel gezocht in het inzichtelijk maken van de up-to-date informatie over de capaciteit binnen de zorgteams bij de Klant & Service afdeling. Omdat de wijkverpleegkundigen deze informatie hebben, is het noodzakelijk dat zij een rol spelen in deze informatievoorziening. Maar hoe?
“Alle verpleegkundigen beschikken over een smartphone, dus met dat gegeven konden we verder. Een mooie opdracht voor ons mobile team om samen met TWB verder door te denken over een effectieve mobiele oplossing. Het antwoord werd een simpele oplossing met veel impact: een stoplicht app. En de naam verklapt het al, de app is daadwerkelijk een stoplicht. Met de kleuren rood, oranje en groen. Waarmee de wijkverpleegkundigen met groen aangeven dat er voldoende ruimte is voor nieuwe cliënten. Bij oranje betekent het dat er overleg/afstemming moet plaatsvinden met de wijkverpleegkundige, omdat het soort zorgvraag dan een rol speelt. En met rood wordt er logischerwijs aangegeven dat het team vol zit.
De medewerkers van de Klant & Service afdeling hebben vervolgens via een dashboard zicht op de real-time capaciteit binnen de teams en kunnen dus bij een aanvraag direct handelen. Door het slim integreren van een push-functionaliteit, wordt de medewerker elke dag op een gunstig tijdstip getriggerd om opnieuw naar de capaciteit van zijn/haar team te kijken. Op deze manier heeft de Klant & Service afdeling dus altijd de juiste informatie.”
Doordat wijkverpleegkundigen nu de mogelijkheid hebben om zonder al te veel moeite – slechts een eenvoudige druk op de knop – de wenselijk informatie door te geven aan het hoofdkantoor, is de administratieve last bij zowel de zorgverleners als het kantoorpersoneel verlicht. Waar voorheen mail- en belverkeer nodig was en gegevens moesten worden bijgehouden in Excel-lijsten, is de informatie nu direct en real-time beschikbaar via een dashboard. De app bespaart dus tijd. En de foutgevoeligheid van de genoteerde informatie is verdwenen.
Ruud Hagenaar is teamleider bij TWB en zegt het volgende over de app:
“Eerst was ik sceptisch over de inzet van een app voor het oplossen van dit probleem. Hoe kan een app hier nou voor onze medewerkers een bijdrage in leveren? Door de duidelijke en visuele app en het dashboard bleek het echter een zeer eenvoudige en vooral gebruiksvriendelijke oplossing voor een belangrijk knelpunt in ons proces. Goede en passende zorg inregelen is natuurlijk heel belangrijk voor TWB en het is fijn dat een app hierin kan ondersteunen.”
Met de inzet van slimme apps, worden werkprocessen eenvoudiger, sneller of goedkoper in de zorg. Een voorbeeldcase is de ‘Stoplicht’ app (die E-sites ontwikkeld heeft) van TWB -Thuiszorg met aandacht, waarmee een flinke efficiëntieslag gerealiseerd.
