De zorg in Nederland stond de afgelopen decennia al onder druk door de vergrijzing, een tekort aan zorgpersoneel en een groeiende vraag. De coronacrisis heeft nog eens duidelijk gemaakt dat het schaarse zorgpersoneel al op de toppen van zijn tenen loopt. Om de druk op de zorgsector te verminderen zullen we de activiteiten die vanuit verschillende disciplines in een ziekenhuis plaatsvinden beter op elkaar moeten afstemmen. Volgens dr. Bart Veltman, partner bij ORTEC, helpt integraal capaciteitsmanagement om de complexe logistieke zorgproblemen op te lossen. “Daardoor ontstaat er meer tijd om de kwaliteit van de zorg verder te verbeteren, en tegelijkertijd de tevredenheid onder patiënten én medewerkers verhogen.”
“Logistieke vraagstukken in ziekenhuizen zijn bijzonder complex. Vaak blijft daardoor onduidelijk wat de onderliggende oorzaak is”, legt Veltman uit. “Het vinden van de oplossing wordt nog ingewikkelder doordat de omstandigheden voortdurend veranderen. Gelukkig is het slimmer inzetten van mensen en middelen nu wel mogelijk, dankzij nieuwe wetenschappelijke inzichten, AI, de toegenomen rekenkracht van wiskundige modellen, en innovatieve software die dat vertaalt in praktisch bruikbare resultaten.”
Soepeler zorgprocessen
Robbert de Haan, directeur van ORTEC Healthcare, wijst erop dat integraal capaciteitsmanagement kan worden toegepast om zorglogistieke puzzels te beheren. “Zo wordt het systeem achter de zorg optimaal afgestemd op de zorgbehoefte van individuele patiënten. Het resultaat is dat vraag en aanbod beter in evenwicht zijn en zorgprocessen soepeler verlopen. Dat werkt prettiger voor patiënten én voor zorgverleners, die zich kunnen concentreren op het verlenen van zorg. Dat is de taak waarin ze het meest waardevol zijn, en waar ze de meeste voldoening uit halen.”
“In de praktijk blijkt dat ziekenhuizen met dezelfde mensen en middelen meer patiënten kunnen behandelen, met verbeterde tevredenheid van patiënten en zorgprofessionals.”
Dagelijkse praktijk
Een blik op de dagelijkse praktijk maakt duidelijk hoe een integrale planning kan bijdragen aan een efficiënt zorgproces. Op specifieke care-units (zoals de polikliniek, het OK-complex, het MRI-centrum, of kamers voor echocardiografie) worden afspraken gepland met patiënten voor onderzoek of behandeling. Om die afspraken uit te voeren zijn artsen nodig, laboranten, verpleegkundig personeel, ruimtes en apparatuur: dat moet allemaal gepland worden. Het wordt nog ingewikkelder als je bedenkt dat een patiënt mogelijk zowel een bloedonderzoek nodig heeft als een echografie. Juist daar valt dan ook veel te winnen, legt De Haan uit. “Aan de hand van data en AI kun je analyseren hoe je vraag en aanbod slimmer op elkaar kunt afstemmen. Zo kun je de zorg beter én sneller maken. Integraal capaciteitsmanagement leidt tot kortere toegangstijden en een snellere doorstroom. Het verbetert ook de kwaliteit van de dienstverlening en geeft patiënten meer duidelijkheid. Dat kun je wel een hogere patiënttevredenheid noemen. Ook de medewerkerstevredenheid stijgt, omdat je rekening houdt met de beschikbaarheid van medisch personeel.”
De zorg beter, betaalbaar en uitvoerbaar maken is ook het doel van Bart Veltman. Hij zet zich al zijn hele loopbaan in om de logistiek van zorginstellingen naar een hoger niveau te tillen, zodat zorgprofessionals zich nog meer kunnen focussen op de patiënt waar het tenslotte om draait. “ORTEC heeft een portfolio met ondersteunende software ten behoeve van operations management, ofwel het besturen van zorgverlening. We bieden functionaliteiten die ziekenhuizen in staat stellen om integraal capaciteitsmanagement goed op poten te zetten. Als je de beschikbaarheid van mensen en middelen kunt verbeteren door deze, samen met de behandeltijd, beter af te stemmen op patiëntenstromen, dan heb je meer rust in de operationele sfeer, hoef je minder bij te sturen, ben je beter voorbereid en kun je veel patiëntgerichter en patiëntvriendelijker werken.”
“Je wilt voorkomen dat mensen op afdelingen moeten ‘hollen of stilstaan’. Dat leidt tot een lagere kwaliteit van de zorg.”
‘Hollen of stilstaan’ voorkomen
Onder normale omstandigheden wordt van ziekenhuizen gevraagd zo productief mogelijk te zijn, en ook daar kan data science helpen. Veltman pleit ervoor om verder vooruit te kijken bij het bepalen van de in te zetten capaciteit op bijvoorbeeld de OK en de poli. “Als je een beter beeld hebt van wat je kunt verwachten kun je gerichter sturen door meer of minder capaciteit open te stellen voor bepaalde patiëntgroepen. Zo ben je als ziekenhuis in control. Daarnaast wil je voorkomen dat mensen op afdelingen moeten ‘hollen of stilstaan’, waarbij het op piekmomenten te druk is en er chaos ontstaat, terwijl er op stille momenten te veel mensen rondlopen en er sprake is van improductiviteit. Naarmate je je patiëntstroom gelijkmatiger door het ziekenhuis krijgt en een gelijkmatiger werklast op de afdeling hebt, wordt het systeem als geheel productiever en is het prettiger werken voor de betrokken zorgprofessionals.”
Nieuwe wetenschappelijke technieken
Dat klinkt heel logisch. Toch werkt nog niet elk ziekenhuis al op deze manier, legt Veltman uit. “Het is complex omdat er bij vrijwel elke patiënt verschillende onderdelen betrokken zijn – poli, lab, interventiecentrum, therapie. Dat zijn allemaal ‘silootjes’ die zichzelf besturen, maar samen bepalen ze het resultaat voor de patiënt. Het scheelt als daar meer samenhang in komt, maar overkoepelend is er nog weinig georganiseerd dat goed werkt. Vijftien jaar geleden is men begonnen met het ontwikkelen van wetenschappelijke technieken die data science toepasbaar maken op klinisch vlak en op het gebied van operations management, waaronder de personele inzet. De laatste twee, drie jaar is de slag gemaakt waardoor zorginstellingen die (relatief nieuwe) wetenschappelijke technieken daadwerkelijk kunnen toepassen. ORTEC loopt voorop met deze bedrijfstechnische kennis, samen met onze partners Rhythm en het kenniscentrum CHOIR van de Universiteit Twente. We beschikken daardoor over kennis die uitermate waardevol is voor mensen in ziekenhuizen die de bedrijfsvoering doen.”
“Als je de behandeltijd beter weet af te stemmen op patiëntstromen, heb je meer rust in de operationele sfeer en hoef je minder bij te sturen.”
Rhythm helpt zorginstellingen om integraal capaciteitsmanagement te implementeren
Bij het ontwikkelen van oplossingen voor de zorglogistiek werkt ORTEC nauw samen met de kennisleiders op dit gebied, waaronder het kenniscentrum CHOIR van de Universiteit Twente. CHOIR geldt wereldwijd als hét toonaangevend wetenschappelijk instituut op het gebied van capaciteitsmanagement in de zorg.
Door middel van de spin-off Rhythm brengt de Universiteit Twente deze kennis naar de praktijk. “Omdat Rhythm en ORTEC samen optrekken wordt deze state-of-the-art kennis ook geïntegreerd in de softwareportfolio van ORTEC”, legt dr. Nikky Kortbeek, oprichter en directeur van Rhythm, uit. “Het optimaliseren van de zorglogistiek is niet alleen een technisch vraagstuk. Het is ook een uitdaging op het gebied van organisatiekunde en transformatiemanagement.”
Rhythm beschikt niet alleen over diepgaande kennis van integraal capaciteitsmanagement, maar ook over de expertise om te helpen de veranderkundige uitdaging succesvol aan te gaan. Kortbeek: “Rhythm helpt zorginstellingen om de besturing van hun dienstverleningsprocessen te innoveren en optimaliseren. Het maakt kennis over zorglogistiek breder toegankelijk en begeleidt zorgaanbieders bij het verbeteren van hun capaciteitsmanagement. Daarmee haken we in op de groeiende beschikbaarheid van patiëntgegevens en bedrijfsinformatie, de toenemende rekenkracht van modellen en een dieper begrip van besturing, ofwel de planning en control van de dienstverlening.” Organisaties profiteren zo van de meest recente ontwikkelingen in analyse en optimalisatie. Kortbeek: “Met Rhythm richten we ons onder meer op planningsvragen op tactisch niveau. Hoe ziet het poli-rooster eruit, het artsenrooster, het anesthesierooster, welke impact hebben die op de doelen die de zorginstelling nastreeft? Die werken heel erg op elkaar in, dus die moet je in samenhang plannen en beheren. Rhythm zet een planorganisatie neer, ontwikkelt nieuwe planmethodieken en technieken en draagt deze kennis over aan ORTEC. ORTEC kan de software leveren die dat ondersteunt.” Daarnaast heeft Rhythm opleidingen zorglogistiek ontwikkeld. “We geven zowel externe als in-house trainingen in ziekenhuizen”, aldus Kortbeek. “Artsen, managers en planners worden zich daardoor veel bewuster van de mogelijkheden op dit terrein. Ze zien dat onze aanpak een positief effect heeft.”
