Het digitaliseren van processen in de zorg is een van de oplossingen voor het personeelstekort. Zorgpersoneel is namelijk veel tijd kwijt met administratieve handelingen en het zoeken naar hulpmiddelen. Het laatste kan oplopen tot wel 30 minuten per dag. Hoe kan dit proces geoptimaliseerd of geautomatiseerd worden? Celestin Brouwer en Jille Kammeraat, bij Alltrack Medical verantwoordelijk voor de oplossingen ik ben iris® en ik ben marq®, vertellen meer.
Personeelstekort in de zorg
Het personeelstekort in de zorg blijft de komende jaren een aandachtspunt van het kabinet. Logisch, want de verwachting is dat het tekort in 2033 is opgelopen naar 200.000 medewerkers. Om dit te voorkomen presenteert het kabinet drie pijlers:
- De administratietijd halveren naar 20% binnen vijf jaar;
- Medewerkers op de juiste manier en juiste plek inzetten;
- Het vakmanschap vergroten.
Jille: “De oplossing van het personeelstekort begint bij weten waar je mensen mee bezig zijn. Haal je hier het maximale uit, zijn ze met de juiste dingen bezig, of vooral met randzaken?”. Celestin vult aan: “In de zorg moeten steeds meer zaken vastgelegd worden, onder andere om een vinger te kunnen wijzen als het fout gaat. De administratieve last stijgt daardoor, dus zoveel mogelijk werkprocessen automatiseren is een deel van de oplossing”.
Innovaties die het personeelstekort oplossen
“Onderzoek toont aan dat een zorgmedewerker gemiddeld 20 tot 30 minuten per dag bezig is met zoeken naar hulpmiddelen. Haal je dan wel het maximale uit je bezetting, als je ook een innovatie kan inzetten om de locatie van hulpmiddelen te bepalen?”, vraagt Jille zich af. Celestin: “Locatiebepaling van hulpmiddelen is eigenlijk geen innovatie. Het wordt in andere branches, zoals retail, transport of logistiek, al jarenlang gebruikt, maar in cure en care is het nieuw. De techniek is dus helemaal niet zo ingewikkeld, het obstakel is de culturele verandering. De mensen zijn al jaren gewend om dagelijks 20 tot 30 minuten te zoeken naar hulpmiddelen. Hoe verander je dat, als ze al jaren zo werken?”.
Culturele verandering
“De culturele verandering die nodig is om mensen op een andere manier te laten werken, is absoluut een aandachtspunt”, begint Jille. “Technologie kan een hoop werk doen, maar er moet een beweging op gang komen dat mensen op een bepaalde manier gaan werken. Je moet ervoor zorgen dat ze niet gelijk gaan zoeken naar hulpmiddelen, maar juist een app openen en daarin bekijken waar het middel staat. Wanneer technologieën worden toegepast is het cruciaal om de mensen op de werkvloer goed te begeleiden en mee te nemen”.
De supply chain in de zorg
Celestin: “Locatiebepaling van hulpmiddelen draagt bij om de logistieke processen in de gehele keten op elkaar af te stemmen. Als je de zorg bekijkt als logistiek proces waar patiënten en hulpmiddelen in- en uitgaan, kun je het optimaliseren met ondersteunende technologie”. Jille vult aan: “ik ben iris® wordt gebruikt om de locatie en status van hulpmiddelen inzichtelijk te maken voor de gebruikers. ik ben marq® is daarentegen gemaakt voor het magazijn, voorraadkamers en -kasten: slimme schaplabels digitaliseren het voorraadbeheer. Je kunt vanuit deze systemen verschillende meldingen krijgen: de minimale voorraad is bereikt, je moet bijbestellen of een middel verlaat de afdeling die niet van de afdeling af mag. Je ziet daarnaast waar het middel zich bevindt, dus je grijpt minder mis. Het platform verbindt de hele supply chain en automatiseert waar mogelijk”.
Gebruikers van de oplossingen
“Onze oplossingen ik ben iris® en ik ben marq® hebben een aantal belangrijke gebruikers”, begint Jille. Hij somt op:
- Verpleging, zij staan met de handen aan het bed en zijn veel tijd kwijt aan zaken waar ze niet mee bezig willen zijn, zoals administratieve handelingen. Het platform zorgt dat dit eenvoudiger, efficiënter en waar mogelijk geautomatiseerd kan worden.
- Facilitair managers, zij zijn verantwoordelijk voor de middelen. Het platform geeft inzicht in de voorraad.
- Inkoopafdeling, waarom zou je een tillift bijkopen als er een op een andere locatie ongebruikt staat? De inkoopafdeling krijgt inzicht in de beschikbare assets dankzij het ik ben iris®-platform. Daarnaast krijgen zij dankzij ik ben marq® inzicht in consumables waardoor er minder voorraden nodig zijn.
- Logistiek medewerkers, zij zijn dagelijks veel tijd kwijt met het bijvullen van alle voorraden op de afdelingen. ik ben marq® maakt dit gerichter en efficiënter.
Celestin: “De zorg gebruikt honderden systemen die allemaal iets doen, maar niet met elkaar praten. Door samen te werken met leveranciers en andere innovatieve partners, brengen we de systemen samen in ik ben iris® en ik ben marq®”.
Effectievere inzet van middelen
Jille: “Onze ervaring is dat inzicht in de inzet van je middelen ervoor zorgt dat je soms tot wel 20% minder voorraad nodig hebt. Daarnaast kan je met dezelfde bezetting mensen meer doen: als het zoeken naar middelen in plaats van 20 minuten nog maar drie minuten kost, heb je een kwartier langer voor cliënten. Op deze manier kunnen we de zorg ontlasten in het werkproces”. Celestin sluit af: “Alle business cases tonen aan dat de investering zeer snel is terugverdient”.
Kies voor geautomatiseerd voorraadbeheer in de zorg
Wil jij weten wat ik ben iris® en ik ben marq® voor jouw zorgorganisatie kunnen betekenen? Kom dan naar het Mobile Healthcare congres op 6 november 2024! Celestin en Jille demonstreren de oplossingen en tonen welke processen je kunt digitaliseren en automatiseren. Je krijgt dus antwoord op de vraag hoe de elektronische schaplabels werken én wat het concreet oplevert in de praktijk. Wil je meer weten over het volledige programma? Vraag dan de brochure aan!
