Je organisatie staat stil. Je moet in beweging komen want anders verlies je het in deze snelle, complexe en onzekere wereld. Bijvoorbeeld door bestaande diensten te blijven verbeteren, nieuwe diensten aan te bieden, of doelgroepen op een ander manier te benaderen. En zoals dat voor veel zaken vandaag de dag geldt: het liefst doe je dat slim en snel. Maar hoe ontwerp je nieuwe diensten, oplossingen en concepten op een slimme manier? En hoe valideer je al deze oplossingen voordat je máánden verder bent?
De Design Sprint – een innovatiemethode ontwikkeld door Google Ventures – is ontworpen om een innovatietraject te versnellen en te vergemakkelijken. Dat merkten we ook bij het uitvoeren van onze laatste Design Sprint, bij het Jeroen Bosch Ziekenhuis. We hielpen hen met het verbeteren van de wachttijdbeleving voor de spoedeisende hulp. Drie zaken die we normaliter bij een innovatietraject tegenkomen werden bij het Jeroen Bosch Ziekenhuis op natuurlijke wijze ‘getackeld’.
Wat is een Design Sprint?
Innoveren is, in de kern, iets bestaands slimmer, beter of efficiënter maken. Het is vaak een geleidelijk proces waar niet altijd een duidelijke structuur onder ligt. Terwijl innovatie steeds vaker als een essentieel onderdeel van de business wordt gezien, lijkt het of we het vaak aan het toeval overlaten. De Design Sprint is echter juist wel een gestructureerde innovatiemethode. Het is ontwikkeld door Google Ventures, het onderdeel van Google waar nieuwe diensten worden bedacht:
“De Design Sprint heeft als doel om een oplossing op een vraagstuk zo snel mogelijk te valideren. Daarbij is er voor de 4 dagen die de Design Sprint duurt van minuut tot minuut vastgelegd wat er moet gebeuren. Iedere deelnemer aan de Design Sprint levert een actieve bijdrage zodat alle expertise optimaal wordt benut. Dag 1 en 2 bestaan uit verkenning van het vraagstuk en het bedenken van oplossingsrichtingen. Na 2 dagen staat het concept in de steigers en dag 3 wordt er gewerkt aan het prototype. Dit prototype wordt op dag 4 gevalideerd met gebruikerstests.” Google Ventures
Innovatie bij het Jeroen Bosch Ziekenhuis
Wie de Spoedeisende Hulp bezoekt, weet: dat wordt wachten. Gemiddeld genomen wacht een patiënt in Nederland bijna 3 uur bij een bezoek aan de SEH. Het Jeroen Bosch Ziekenhuis (JBZ) stelde zichzelf en ons de vraag: “Hoe kunnen we de wachtbeleving bij de SEH van de patiënt verbeteren?” In 4 dagen is hiervoor een oplossing bedacht, hebben we een prototype gemaakt én gevalideerd bij patiënten. Drie uitdagingen die we normaal gesproken tegenkomen bij innovatietrajecten, waren bij deze Design Sprint niet aan de orde:
Uitdaging 1: De juiste mensen aan boord krijgen
In ‘standaard’ innovatietrajecten is het een uitdaging om mensen met de juiste kennis te betrekken in een actieve rol. Zowel de domein experts als andere stakeholders. Maar je hebt juist deze kennis nodig om tot een goede oplossing te komen. Tijdens de sprint bij het Jeroen Bosch Ziekenhuis werkte een gecombineerd team van domein experts van het ziekenhuis (verpleging, coördinatoren en leidinggevenden) samen met een strateeg, een UX-designer en een vormgever.
Tijdens de sprint zijn deze verschillende disciplines bij elkaar in één ruimte. Dit zorgt voor kruisbestuiving en inzichten vanuit verschillende invalshoeken. Zo werd bij het Jeroen Bosch Ziekenhuis direct duidelijk dat we alleen met een digitale interventie maar een beperkt effect bereiken en dat ook de inrichting en het proces van de SEH slim kan worden verbeterd. Denk daarbij aan een andere opzet van de wachtkamer, de aankleding van behandelkamers maar ook aan het verminderen van vaktermen richting patiënt. De oplossingen die uit een combinatie van deze bevindingen en expertises voortkomen zijn realistisch, praktisch en veelal simpel toepasbaar. We doen in de Design Sprint overigens alleen in de eerste 2 dagen een beroep op alle betrokkenen. Hiermee zorgen we voor een lage belasting van de operatie.
Uitdaging 2: Draagvlak in de organisatie creëren
Bij de adoptie van innovatie speelt het ‘Not invented here-syndrome’ vaak een kritieke rol: als men de innovatie niet zelf bedacht heeft, wordt dat idee niet overgenomen. De meeste mensen zijn nu eenmaal niet dol op verandering die ze wordt opgelegd of waar ze zelf geen controle over hebben. Wanneer je wil innoveren zijn ambassadeurs cruciaal om de veranderingen te laten omarmen en moet je dus op zoek naar draagvlak.
De Design Sprint vindt plaats in een gezamenlijke ruimte waardoor er snel een groepsproces op gang komt. Door het volgen van de strak opgezette processtappen komen de deelnemers snel met ideeën. Met behulp van slimme workshop-technieken (stemmen, silent-clustering, storyboarding, schetsen etc.) ontwikkelt het team een gezamenlijk beeld en blijven de beste ideeën over. Dit is in veel gevallen een combinatie van ideeën van verschillende deelnemers. Zo zijn alle deelnemers eigenaar van het proces én de oplossing.
Uitdaging 3: Vooruitgang blijven boeken
Innovaties doorvoeren binnen een organisatie kan veel tijd kosten. Het aanhaken van de juiste stakeholders is vanwege drukke agenda’s niet altijd eenvoudig. Stappen worden hierdoor uitgesmeerd over meerdere maanden en het idee kan daarbij zijn relevantie verliezen.
Waar innovatie en ontwerpprocessen soms maanden kunnen duren door reviews, overleg en beschikbaarheid van opdrachtgevers, lever je bij een Design Sprint in één week tijd op. Door het strakke schema kun je niet blijven hangen bij beren op de weg én zorg je voor input uit alle deelnemers. Ook is iedere deelnemer onderdeel van de oplossing waardoor review achteraf tot een minimum beperkt wordt. Hierdoor hebben we in slechts vier dagen inzicht gekregen in het zorgproces, de wachtbeleving verbeterd, ontwierpen én testten we de bedachte innovatieve oplossing. Van post-its en schetsen tot prototypes op de smartphone van de SEH-patiënt.
Sneller, efficiënter innoveren – met meer draagvlak
Met de Design Sprint van One Shoe helpen we je in korte tijd om nieuwe business ideeën te bedenken, te onderzoeken en te testen. Na vier dagen heb je een gevalideerd concept, product, dienst, tool of feature in handen.[/vc_column_text][/vc_column][/vc_row][vc_row][vc_column]
[/vc_column][/vc_row][vc_row][vc_column][vc_column_text]Presentatie bijwonen?Tijdens het Mobile Healthcare Congres op donderdag 7 november in de Jaarbeurs Utrecht geven oprichter Michel van Velde en UX Lead Floor van Riet een presentatie over de aanpak bij het Jeroen Bosch Ziekenhuis. Het congres is gratis toegankelijk voor bezoekers werkzaam in de zorg. Aan het eind van deze sessie heb je handvatten voor het versnellen van innovatie binnen je organisatie, weet je hoe je de zorgprofessional en patiënt bij zorg vraagstukken kunt betrekken én weet je alles over wachten bij de SEH.[/vc_column_text][/vc_column][/vc_row]
